「これで合ってる？」と聞くのをやめて、突き合わせを頼むようにしました

月末に、打ち合わせのメモから要約を作って共有する作業があります。自分で手を入れた要約を貼る前に、いつも「これで合ってる？」と聞いていました。聞いておけば安心できるからです。

ただ、返ってくるのは毎回そこそこ長い文章で、読み終わっても「合っているのか、いないのか」がはっきりしないままでした。それで、聞き方を4通りに分けて数えてみることにしました。

正しく作った要約をそのまま渡して「これで合っていますか？」と聞くもの。同じ要約に「どこか間違っている気がするのですが」と不安を足して聞くもの。数字をひとつだけ間違えた要約（142件を124件に変えたもの）で「合っていますか？」と聞くもの。そして同じ間違えた要約で「数字・日付・担当を1項目ずつ突き合わせて、食い違いが無い項目は一致とだけ書いて」と頼むもの。3種類のモデルで各2回、合計24回です。

でっち上げはされなかった

いちばん心配していたのは、こちらが不安げに聞いたせいで、合っているところまで「間違っています」と言われることでした。これは起きませんでした。

正しい要約を渡した12回のうち、数字を誤りとして挙げてきた回は0回です。「142件で18件増」は、どの回もそのまま正しいものとして扱われました。不安を足して聞いた回も同じでした。間違えた要約のほうは6回とも見つけていて、ある回は「142から18を引くと124なので、前月の数字を今月として書いたのでは」という筋道まで添えてきました。これは素直に助かりました。

困ったのは別のところでした。**12回とも、返ってきたのは「直した要約」だったのです。**合っているかを聞いたのに、太字の付いた修正版が返ってくる。元のものと並べて見比べないと、どこが本当の誤りで、どこが好みの問題なのか分かりません。貼る直前のわたしが欲しかったのは、直した文章ではなく「合っている」か「ここが違う」の一言でした。

しかも12回とも、同じ一点を指摘してきました。わたしの要約から「文言を直す前に、問い合わせてきた人の言葉を10件集めておく」が落ちていたのです。数字は全部合っていて、落ちていたのは順序のついた作業のほうでした。これは言われるまで気づいていませんでした。

聞き方を変えたら、読める形で返ってきた

最後の「1項目ずつ突き合わせて、一致は一致とだけ書いて」に替えたら、返ってきたのは項目ごとの一覧でした。

表にすると差が大きく見えますが、やってみるまでは「聞き方でそこまで変わらないだろう」と思っていました。表に入れていない残りの6回（誤りを入れて合っているかを聞いた回）も、やはり修正版でした。**返ってくる形を決めていたのは、要約が合っているかどうかではなく、こちらの頼み方のほうでした。**直してくれないぶん、こちらが何をすればいいかは自分で決められます。

ただ、こちらの頼み方にも穴がありました。6回のうち2回は、さきほどの「10件集める」の抜けを挙げてきませんでした。指定したのが「数字・日付・担当の食い違い」だったので、書かれていないものは食い違いに入らなかったのだろう、と思っていました。

ところが翌日、同じ頼み方で流し直したら、今度は6回とも抜けを挙げてきました。挙がるかどうかは、こちらの指定だけでは決まらないようです。抜けも見てほしいなら「書き漏れも挙げて」と分けて頼んだほうが確実だと思っています。

さらに翌日、同じ4通りの頼み方でもう一度流しました。突き合わせを頼んだ6回は、今度も6回とも項目ごとに並び、抜けも6回とも挙がりました。ただし1回だけ、一覧の後ろに修正版の要約まで付いてきています。一覧だけで受け取りたいなら、「直した文は要りません」まで書いておくほうがよさそうです。

途中で1回、何も返ってこない回がありました。流し直したら普通に返ってきたので、原因は分かっていません。数を決めて流すときは、空振りも1回と数えたほうがよさそうです。

しばらくは、貼る前の確認をこの頼み方でやってみます。直してもらうのは、食い違いを見たあとで頼めば足りました。